Ilmaiset digitaaliset työkalut elämysten välittäjille

Ohjelmatoimistojen ja muiden esiintyjiä välittävien tahojen ilmaiset digitaaliset työkalut – yli 10 vinkkiä helpompaan arkeen

Ohjelmatoimistoilla ja muilla esiintyjiä välittävillä tahoilla on kymmeniä palloja ilmassa yhtä aikaa. Välillä ymmärrettävästi asioita saattaa unohtua tai toiminta ei ole niin timanttista mitä se voisi olla. Varsinkin, jos asioiden hoitamiseen ei ole ollut aikaa muodostaa prosessia saati ottaa käyttöön sopivia työkaluja eri asioiden hoitamiseen.

Olemme Giglen tiimin kanssa tavanneet ja käyneet keskusteluja kymmenien eri ohjelmatoimistojen ja esiintyjiä välittävien tahojen kanssa. Lopputulemana on ollut, että asioiden hoitamiseen on yhtä monta tapaa kuin on käyttäjääkin. Kaikkia on kuitenkin yhdistänyt haaste löytää oikeita työkaluja käyttöön. Vaikka uusien työkalujen mahdollisuudet ymmärretään, usein käyttöönotto ja oman sekä tiimin rutiinin muutos vaatii eniten työtä.

Siksipä kokosimme yhteen nippuun meidän tiedossa olevia maksuttomia työkaluja ja palveluja, joista uskomme olevan hyötyä ohjelmatoimistoille ja muille esiintyjiä välittäville tahoille. Älä kuitenkaan ota kaikkia käyttöön heti. Luo ensin rutiini yhden työkalun kohdalla ja lisää sitten pakkiisi muita tarpeellisia, juuri teidän arkea helpottavia digivälineitä.

Viestintä ja kommunikointi

Ohjelmatoimiston arjessa on paljon viestintää: asiakkaille, esiintyjille, kollegoille, kumppaneille jne. On hyvä huomioida, että kommunikointi on erilaista riippuen kenen kanssa viestejä vaihdetaan ja millainen on viestin sisältö: tiedottaminen, kysely, osallistava, syvempi keskustelu.

Whatsapp -ryhmät

Whatsapp on nopea ja kätevä tapa jakaa informaatiota eri osapuolten välillä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että nykypäivinä ihmisillä on käytössä pahi…parhaimmillaan kymmeniä eri kanavia seurattavana. Ei siis kannata olettaa informaation menneen perille pelkällä Whatsapp -ryhmään pistetyllä informaatiolla. Whatsapp onkin parhaimmillaan aktiivisen asian hoitamiseen, eli kun tieto pitää saada kulkemaan heti ja vastaus mahdollisimman nopeasti.

Facebook -ryhmät

Facebook -ryhmät tarjoavat hieman monipuolisemman alustan eri osapuolten väliseen kommunikointiin: voit luoda ryhmälle tapahtumia, jakaa mediaa, luoda kyselyitä (esim. kuka pääsee keikalle X päivänä Y) ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Täällä keskustelu rakentuu eri postausten ympärille, eikä ole niin suoraviivaista kuin esimerkiksi Whatsappissa.

Slack – kaikkeen sisäiseen viestintään

Slack on valloittanut yritysmaailmassa työntekijöiden välisen viestinnän. Ja enemmän ja enemmän myös esim. eri työyhteisöjen sekä tiimien kommunikoinnin.

Se on lähes ylivertainen työkalu jatkuvaan keskusteluun eri henkilöiden tai tiimien välillä. Slackissa voi käydä keskusteluja huoneissa, keskusteluketjuissa tai privaatisti. Giglen tiimiltä iso suositus. Käytämme Slackia päivittäin. Toimii loistavasti esimerkiksi yrityksen tai tiimin eri osa-alueilla, joissa on tarve käydä keskustelua tietyn aihepiirin sisällä, esimerkiksi markkinoinnin, myynnin tai rahoituksen osa-alueilla.

Slackiin saa yhdistettyä eri palveluita: se voi esimerkiksi muistuttaa tapaamisesta, ilmoittaa uudesta Instagram seuraajasta, tai vaikkapa seuraamaan tiettyjä hakusanoja mediassa ja ilmoittamaan näistä uutisista. www.slack.com

Teams – tiimin sisäinen viestintä

Teams on noussut kovaa vauhtia Slackin kilpailjaksi. Hyvä niin! On aina parempi, kun alalla on sopivaa kisailua. Teams toimii erittäin hyvin muiden Microsoftin tuotteiden kanssa yhteen ja tarjoaa täten loistavan käyttökokemuksen esim. Office -tuotteiden kansssa.

https://products.office.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

Appear.in – etätapaamiset virtuaalihuoneessa

Whatsapp, Facebook ja muut alustat tarjoavat videopuheluita, mutta Appear.in -palvelussa kuka tahansa voi luoda virtuaalisen huoneen, jonne voi liittyä keskustelemaan. Uskomattoman näppärä etäpalaveeraukseen. Gigle-tiimillä käytössä myös viikottain. Käy kokeilemassa www.appear.in

 

Google Hangouts – videopuhelut

Googlen oma versio videopalaveeraamisesta. Oikein näppärä ja toimiva työkalu saada eri lokaatioissa sijaitsevat henkilöt “saman pöydän ääreen”. Tarjolla kaikissa Googlen tileissä.

Zoom – videoneuvottelu

Zoom tarjoaa myös palvelua videoneuvotteluille. Ilmainen 1:1 käytössä, mutta ryhmäkeskusteluissa aikaraja 40 min.

https://zoom.us

Tarjousten hallinta, myynti ja työn organisointi

Soitto sieltä ja toinen tuolta. Sähköposteja sekä nettisivujen kautta täytettyjä lomakkeita. Sosiaalisessa mediassa suoraviestejä.

Asiakkaat kyselevät tarjouksia monesta eri kanavasta ja tärkeää olisi pystyä palvelemaan asiakkaita siellä missä hekin ovat. Tärkeintä on siis tarjouspyyntöjen systemaattinen käsittely. Tähän on muutamia oivia työkaluja tarjolla.

Trello – digitaaliset muistilaput ja todo-listat

Ah. Trello. Palvelu joka taipuu niin moneen. Yksinkertaistettuna Trello on digitaalinen muistilappuseinä. Parhaimmillaan se on asioiden prosessinomaisessa käsittelyssä. Netti on pullollaan esimerkkejä Trellon soveltamisesta eri tarpeisiin, löydät niitä esim. Trellon omasta blogista. Ohjelmatoimistoille sitä voi hyödyntää esimerkiksi asiakastapahtumien organisointiin, tarjousten käsittelyyn, asiakkuudenhallintaan… vaikka mihin!

Giglellä Trelloa käytetään siten, että jokaisella tiimin jäsenellä on oma hoidettavien asioiden sarake saman boardin sisällä. Täältä poimitaan viikoittain tehtäviä viikkolupaus-sarakkeeseen. Tällä tavalla priorisoimme tärkeimmät tehtävät, jotka edistävät suuren vision saavuttamista ja näin pyrimme välttämään hukkumisen sälätyöhön. Oma funktionsa on myös Ideaniitty-boardilla, johon kerätään rönsyt ja ideat joissa on potentiaalia jatkojalostukseen mutta jotka eivät juuri tällä hetkellä sovi tärkeimpien tehtävien listalle.

Linoit

Hieman kuten Trello, mutta vielä vapaammin käytettävä virtuaalinen post-it seinä. Ja mukana myös kuvien jakamisen toiminnallisuudet.

https://en.linoit.com

Google Spreadsheets

Googlen ilmaiset “toimistotyökalut” taipuvat moneen. Heidän oma versionsa excelistä, Google Spreadsheet, on soveltuva myös kevyeen myyntityöhön. Voit luoda oman taulukon asiakkaistasi ja avoimista tarjouksista. Taulukkoon on helppo kirjata sarakkeisiin status ja seuraavat tehtävät.

Kommenttitoimintonsa ansiosta yhteistyöskentely ja -kehittäminen on toimivaa ja vaivatonta myös etätiimeissä (tämäkin blogiteksti rakennettiin yhteistyöllä, kiitos Googlen!).

Padlet

Padletin avulla voit luoda monipuolisia ”seiniä”, dokumentteja sekä nettisivuja sisältäen kuvia, videoita ja muita elementtejä. Nämä on vaivaton jakaa eri osapuolten kesken, jolloin yhteistyössä voidaan rakentaa esim. hahmotelma tapahtumakokonaisuudesta

https://padlet.com

Wrike

Wrike on monipuolinen projektinhallinnan työkalu, joka tukee hyvin tiimin työskentelyä. Tarjoaa ilmaisen simppelin todo-listojen hallinnan  alle viiden hengen tiimille, mutta täydet projektinhallinnan työkalut ovat osa maksullista versiota.

https://www.wrike.com

Hubspot

Hubspotin työkalusta lisää alempana kohdassa asiakkuudenhallinta.

Asiakkuudenhallinta

“Ketkä asiakkaat tilasivatkaan viime vuonna pikkujouluihin ohjelmaa?”, “Kuka asiakas ei ole tilannut hetkeen mitään?”, “Kenellä olikaan Yritys X:n yhteystiedot”, “Missä se viimeisin Pekan lähettämä sähköposti Yritykselle X on?”, “Ketkä olivat viimeksi esiintymässä Yrityksen X tilaisuudessa”.

Tuttuja kysymyksiä?

Toimiva asiakkuudenhallinnan järjestelmä (CRM) on yksi kulmakivistä lähes minkä tahansa yrityksen, järjestön tai muun organisaation toiminnassa. Se on keskitetty paikka asiakkaisiin liittyville tiedoille. Ylimääräisen säätämisen määrä vähenee, kun kaikki olennainen tieto löytyy samasta paikasta. Ja on kaikkien tarpeellisten ihmisten käytettävissä.

Lisäksi kannattaa muistaa viime keväänä voimaan tullut tietosuoja-asetus (GDPR). Keskitetty asiakkuudenhallintajärjestelmä auttaa myös tiedon systemaattisessa hallinnassa ja esimerkiksi mahdollisen poistopyynnön toteuttamisessa. Lisää tietosuoja-asetuksesta mm. Elinkeinoelämäliiton sivuilla 

Hubspot CRM

Giglen tiimi käyttää Hubspotia. Ja lämpimillä suosituksilla varustettuna.

Hubspot tarjoaa maksuttoman palvelun asiakkuudenhallintaan. Sen avulla voit pitää kirjaa kontakteistasi ja niihin liittyvistä asioista kuten soitoista, sähköposteista, tarjouksista ja muista tehtävistä. Hubspotin käyttöönotto vaatii hieman enemmän aikaa, mutta on ehdottomasti sen arvoista.

Bitrix24

Vastaava kuin Hubspot

Google Spreadsheet

Googlen palvelut taipuvat myös asiakkuudenhallintaan. Luo simppeli taulukko asiakkaista ja kirjaa sinne tarvittava tieto ylös.

Kalenterisäädöt ja aikatauluttaminen

Onko teillä(kin) haasteita saada tietoa siitä kuka pääsisi esiintymään asiakkaan tilaisuuteen heti huomenna, onko trubaduuri Lasse Laulaja varattu ensi lauantaina tai ketä kaikkia saadaan mukaan Messukeskuksen megalomaaniseen tapahtumaan?

Nimenhuuto

Suomalainen palvelu, jota käytetään yleensä urheilujoukkueiden keskuudessa ilmoittautumaan treeneihin ja peleihin. Taipuu mainiosti myös muihin tarpeisiin, jossa pitää saada tietää ketkä pääsevät osallistumaan asiaan X, päivänä Y. https://nimenhuuto.com

Doodle

Onko yhteisen tapaamisajan löytäminen haastavaa? Pistä Doodle -poll pystyyn. Doodlessa voit luoda kyselyn eri ajankohdille ja sitten osallistujat voivat käydä merkkaamassa mitkä vaihtoehdot heille sopivat. Säästänyt monelta harmaalta hiukselta. https://doodle.com

Jaettu Google kalenteri

Google tarjoaa mahdollisuuden jakaa oma kalenteri ulkopuolisille henkilöille. Asetuksista voi määrittää mitä tietoja näkyy: Näytä vain “Varattu” / “Vapaa” tieto. Jaetusta kalenterista on näppärä käydä katsastamassa esimerkiksi esiintyjän tilanne keikkojen suhteen ja voidaanko häntä tarjota asiakkaan pyytämään tilaisuuteen.

Tämä toki vaatii sen, että esiintyjät itse päivittävät omaa, sähköistä kalenteriaan.

Google Forms

Googlelta löytyy tosiaan monenmoista palvelua. Yksi niistä on mahdollisuus luoda erilaisia lomakkeita ja kyselyitä. Maksutonta palvelua voi käyttää esimerkiksi ilmoittautumisiin tai muuhun tiedon keräämiseen. Vaikka palautteen antamiseen keikan jälkeen. Lue lisää 

Sosiaalinen media

Kaiken muun sälän ohessa pitäisi muistaa olla aktiivinen myös sosiaalisessa mediassa. Puuh. Onneksi tähän on muutami näppäriä apuvälineitä, jotka helpottavat työtaakkaa käyttöönoton jälkeen.

Hootsuite

Luo päivityksiä useisiin some-kanaviin kerralla, ajasta niitä ja hallinnoi eri feedejä. Ah. Gigle käyttää Hootsuitea ja on helpottanut elämää huomattavasti. Käy tutustumassa. http://hootsuite.com

Buffer

Lähes vastaava kuin Hootsuite. Käy kokeilemassa, jos Hootsuite ei miellyttänyt.
http://buffer.com

Analytiikka ja data

Analytiikalta ja datalta ei voi oikein enää välttyä. Ymmärrettävästi näiden palveluiden käyttöönottoon jää harvemmin aikaa, mutta todennäköisesti niistä olisi hyötyä ihan kaikille. Ja vain perustasokin riittää

Google Analytics

Kertoo kaiken tarvittavan perustiedon nettisivuilla tapahtuvista asioista: mistä sivuilla kävijät tulevat, kauanko ne viihtyvät siellä, mitä sisältöä he lukevat…

Näitä asioita edes silloin tällöin seuraamalla saatatte oppia paljon asiakkaistanne. Tutustu tarkemmin https://analytics.google.com/analytics/web/

Hotjar

Oivallinen palvelu omien nettisivujen parantamiseen. Hotjarin avulla voit tarkastella hieman tarkemmin miten sivua käytetään. Se tallentaa esim. Heatmappeja, jotka näyttävät mistä sivuilla kävijät klikkaavat eniten, miten pitkälle he skrollaavat sivua jne.

Yleensä tämä palvelu osoittaa olettamukset aivan vääriksi – se hieno uusi logo ei kiinnostanutkaan sivustolla kävijöitä yhtään, vaan kiinnostuksen herätti kirjoitusvirhe otsikossa.

Lue lisää https://www.hotjar.com

Kokonaisvaltaiset ratkaisut

GEST

GEST on uuden sukupolven toiminnanohjausjärjestelmä tapahtumien henkilöstönhallintaan ja tuotantoon, esimerkiksi median akkreditointiin, sisäiseen ja ulkoiseen viestintään sekä työntekijöiden rekrytointiin ja hallintaan.

https://www.gestsystem.com

Mitä listalta puuttuu?

Kuulemme mieluusti mitä teillä käytetään päivittäisessä työssä kymmenien pallojen pitämiseen ilmassa? Lähetä meille maili tai viestiä oikean alakulman chatin kautta.

Autetaan näin kulttuuri- ja taidealan yhteisöä jakamalla omia hyväksi havaittuja käytäntöjä!


Tilaa Giglen uutiskirje ja pysyt perässä meidän sekä esitys- ja elämysalan tekemisistä